| Программа для склада, для магазина, для производства |
Vvs "Офис-Склад-Магазин"Внешний вид |
Оформление операций в разделе "Розница".
Главное меню раздела "Розница".
Основная задача, которая решалась разработчиками в блоке розничной торговли - это максимальное упрощение работы с программой для продавца розничного отдела. Для оформления розничных продаж продавцу не надо пользоваться не только мышью, но и клавиатурой. Всё взаимодействие с компьютером для продавца можно организовать с помощью сканера штрих кодов. При использовании клавиатуры широко используются функциональные клавиши, что упрощает работу для неопытных пользователей.
Даже если не использовать штрих коды, оформление продаж товаров происходит проще и быстрее, чем в обычном режиме, но с меньшим количеством сервисных возможностей. Товар сразу списывается со склада, резервирование отсутствует. Не ведется также баланс клиентов.
Эту часть программы можно использовать и для простого складского учета в оптовых и мелкооптовых предприятиях, когда основным требованием к программе является простота использования.
Для розничной торговли используются 4 типа операций: прием товаров, продажа товаров, возврат поставщику, возврат от покупателя. Порядок действий при оформлении для всех типов операций одинаков. Из главного меню раздела можно сразу завести новый документ с помощью кнопок в верхней части окна или перейти к списку ранее выписанных документов. Чтобы нажать на кнопки без использования мыши можно использовать функциональные клавиши на клавиатуре.
Администратор может настроить поведение программы, например, задать какие вопросы будут запрашиваться при заведении нового документа, а какие значения будут приняты "по умолчанию".
При выборе товаров удобно использовать сканер штрих кодов. Можно также вводить код товара вручную или выбирать товары из списка. Перед выбором можно узнать об остатках товара.
При оформлении розничных операций можно выводить на печать различные документы: товарный чек, накладную, счет - фактуру. Состав и формы документов доступны для редактирования.
Для розничных операций можно получать отчеты. Форма отчетов и их количество, как и во всей программе, может изменяться пользователями самостоятельно. Отчеты используется как для вывода на печать, так и для экспорта данных в центральную базу или другие программы.
Блок розничной торговли может использоваться параллельно с основной программой в локальной сети. Используется единая база данных. Эту часть программы можно также использовать на удаленных торговых точках, организовав обмен данными с центральной базой через текстовые файлы или XML.
При входе в раздел розничной торговли на экране появляется окно, в котором можно, нажимая кнопки или функциональные клавиши на клавиатуре, выбрать действия: завести новый документ, просмотреть список ранее выписанных документов, настроить параметры раздела розничная торговля, получить отчеты.
Чтобы после запуска программы сразу происходил переход в раздел розничной торговли, можно ее запускать с параметром /t:
OWS5.EXE /t
Для быстрого перехода к разделу можно использовать клавишу F11 в основном окне программы.
Редактирование документа в разделе "Розница".
В верхней части окна выводится информация о документе: номер, дата, валюта, курс и другие параметры накладной. Для их изменения нажмите кнопку “Изменить параметры (F2)”
Ниже представлен список выбранных для накладной товаров. Список выбранных товаров может корректироваться с помощью кнопок под списком, кнопок в панели кнопок над списком, клавишами на клавиатуре или с помощью контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.
Если Вы работает со сканером штрих кода, то удобно использовать режим выбора по коду. Для этого нажмите кнопку “Выбор по коду (F6)”. В настройках раздела можно задать автоматическое включение этого режима сразу при открытии документа. В режиме выбора по коду доступны все кнопки на экране и функциональные клавиши на клавиатуре. Кроме того, можно считывать сканером специальные управляющие штрих коды для выполнения действий с документом. Тогда можно вообще отказаться от использования клавиатуры в процессе работы.
Выбор товаров возможен также из списка, для этого нажмите кнопку “Добавить” или клавишу Insert. На экран выводится справочник товаров, в котором можно найти нужный товар и нажать кнопку “Выбор” для вставки его в документ. В справочнике также можно заводить новые товары.
Для изменения количества и цены уже выбранного товара, нажмите кнопку “Изменить” или клавишу F4. Появится окно, в котором можно изменить количество и цену по документу. Количество можно вводить в единицах измерения, в упаковках, или с пересчетом единиц по формуле. В этом же окне можно нажать кнопку “Серийные номера (F5)” для учета серийных номеров товаров.
Для заведения новой накладной нажмите кнопку “Новая накладная (F11)”. Новой накладной присваивается текущий номер, который можно задать в настройках раздела, и текущая дата. При заведении новой накладной программа может запрашивать ее параметры: клиента, валюту, номер склада. Задать, какие параметры будут запрашиваться, а какие приниматься “по умолчанию” можно в параметрах розничного раздела.
Для печати накладной, товарного чека или другого документа нажмите кнопку “Печать” или клавишу F9. Перед Вами появится список возможных печатных форм документов. Для печати документа только для выделенных товаров из накладной нажмите Ctrl+F9. Имеется возможность добавлять новые печатные формы и редактировать форму существующих документов. Для этого в списке печатных форм имеются кнопки “Редактировать”, “Новая”, “Удалить”. С программой могут поставляться формы для вывода чека на кассовый аппарат или фискальный регистратор, для экспорта документа в другие программы или базы данных.
Для удаления накладной и отмены приема/выдачи товаров нажмите кнопку "Удалить НАКЛАДНУЮ".
Для очистки накладной, т.е. удаления всех выбранных товаров, нажмите кнопку “Очистить”.
Имеется возможность завершать и отменять завершение накладных. Для этого надо нажать кнопку с “Завершить (F7)” или клавишу F7.
Завершение означает невозможность редактирования данных в накладной. Для редактирования необходимо отменить завершение. Пользователям программы задается отдельно доступ для завершения документов и для отмены завершения (меню "Справочники - Пользователи программы").
Завершение накладной не является обязательным действием, оно не влияет на остатки товаров на складе и отчеты. Завершение документов предохраняет их от изменений пользователями, не имеющими доступ к отмене завершения. Завершённые накладные помечаются в списке.
Имеется возможность импорта списка выбранных товаров из текстового файла. Для этого выберите пункт “Импорт пунктов из текстового файла” в контекстном меню, которое появляется при нажатии правой клавиши мыши.
Формат такого файла очень прост. Каждая строка соответствует одному товару. Вначале идет код товара, затем через табуляцию количество, цена, гарантийный срок, страна происхождения, номер ГТД. Поля, начиная справа, могут отсутствовать, тогда вставляются нулевые значения. Страна происхождения и номер ГТД записываются в параметры товаров.
Возможно копирование во внутренний буфер или буфер обмена Windows и вставка из буфера пунктов накладной и заказов. Таким образом, можно копировать пункты между заказами и накладными.
Для копирования товаров между разными одновременно запущенными программами или для импорта данных из Excel, можно использовать копирование через буфер обмена Windows. В буфере передаются данные в текстовом виде, в том же формате, что и при импорте из текстового файла. Вначале идет код товара, затем через табуляцию количество, цена, гарантийный срок, страна происхождения, номер ГТД.
Для копирования выделенные в таблице записей в внутренний буфер и в буфер Windows используйте сочетание клавиш Ctrl+C. Для вставки данных из внутреннего буфера нажмите Ctrl+V, из буфера обмена Windows – Ctrl+F7. Для копирования и вставки можно также использовать соответствующие пункты контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши.
Для накладных фиксируется пользователь, оформивший накладную. Пользователи с правом доступа "Администратор" могут увидеть имя пользователя при редактировании накладной.
Список документов в розничной торговле.
При нажатии кнопок из группы “Списки документов” в главном окне розницы, на экране появляется таблица с ранее выписанными документами (накладными, чеками). Это могут быть приходы, расходы товаров, возвраты поставщикам и возвраты от покупателей.
В таблице допускается выделение нескольких или всех строк для их групповой обработки: для получения отчетов, закрытию от изменений, переводу в архив. Для выделения нескольких строк, используйте кнопку мыши совместно с нажатыми клавишами Ctrl иди Shift. Можно выделить все записи, используя клавишу F8 или кнопку в панели кнопок.
Возможен поиск по номеру документа. Для этого вводите номер в поле над таблицей. По мере ввода будет происходить поиск.
Для более сложного поиска и фильтрации документов по набору условий используйте кнопку “Фильтр”. После этого появляется окно для установки условий фильтра.
Фильтр составляется из набора условий, который задается в левой части. Условие будет использоваться, если оно помечено галочкой. Справа задаются значения для фильтра. Например, если Вы хотите просматривать покупки одного клиента за определенный период, то слева Вы помечаете условия “Накладные за период” и “По клиенту”, а справа задаете временной период и клиента для фильтра.
Из списка можно перейти к просмотру и редактированию документа. Для этого нажмите кнопку “Изменить”, или клавишу F4, или Enter, или соответствующую кнопку в панели кнопок.
Чтобы добавить новый документ используйте кнопку “Новая” или клавишу Insert на клавиатуре, или кнопку в панели кнопок.
Для удаления выделенных записей можно нажать кнопку “Удалить” или клавишу Delete, но удалить можно только пустые накладные, в которых не выбраны товары.
Имеется возможность завершать и отменять завершение накладных. Из списка накладных можно только завершать выделенные записи, отмена завершения возможно только при редактировании накладной. Завершённые накладные помечаются в списке изображением замка.
Завершение означает невозможность редактирования данных в накладной. Для редактирования необходимо отменить завершение. Пользователям программы задается отдельно доступ для завершения документов и для отмены завершения (меню "Справочники - Пользователи программы").
Завершение накладной не является обязательным действием, оно не влияет на остатки товаров на складе и отчеты. Завершение документов предохраняет их от изменений пользователями, не имеющими доступ к отмене завершения.
Выделенные накладные можно перевести в архив и восстановить из архива. Для этого используйте кнопку “В архив” (“Из архива”). Перевод в архив не удаляет накладные, а просто убирает их с экрана. Посмотреть архив и восстановить из него данные, можно выбрав пункт главного меню “Операции – Розница - Архив”, при этом у пользователя должны быть права доступа к архивам.. Работа с накладными в архиве возможна так же, как и с текущими накладными. При переводе накладной в архив размер базы данных не уменьшается. Для окончательного удаления и очистки архива в программе имеется пункт меню “Сервис” - “Очистка архива”.
Для накладных, выделенных в списке можно получить отчеты, используя кнопку “Отчеты”. После этого появится список печатных форм, в котором можно выбрать нужную форму и вывести ее на экран и печать. Имеется возможность добавлять новые отчеты и изменять форму существующих отчетов. В разделе розничной торговли, кроме этого, есть кнопка “Отчеты” в главном меню раздела. Там находятся формы отчетов, в которых могут консолидировано обрабатываться данные по всем розничным операциям: приходах, расходах, возвратах.
С помощью меню “Отчеты” в главном окне программы можно получить отчеты, включающие как розничные операции, так и операции из других разделов.
Настройка параметров розничной торговли.
Пользователи с правом доступа “Администратор” может настроить поведение программы в разделе розничная торговля. Для этого в главном окне раздела надо нажать кнопку “Настройка”.
Параметры раздела задаются в окне с несколькими вкладками, которые можно выбирать в верхней части экрана.
В первой вкладке "Новый документ" определяются действия, которые выполняет программа при заведении документа, а также и задаются параметры нового документа "по умолчанию".
С помощью группы параметров “Действия при заведении новой накладной”, можно задать какие вопросы будут запрашиваться при заведении нового документа. Значения “по умолчанию” можно задать для номера склада и валюты. Здесь же выбирается собственный расчетный счет или фирма, реквизиты которого будут использоваться при печати документов.
Можно задать “Текущие номера документов” . Номер может состоять из постоянной части в начале номера и номера по порядку, который автоматически увеличивается при заведении новых документов.
На вкладке "Редактирование" задаются параметры, которые используются при редактировании документов - при выборе товаров, вводе цены и количества.
Здесь можно задать какая из 5 отпускных цен на товары будет использоваться в документах при вставке нового товара. Отпускные цены могут быть также изменены вручную, если у пользователя есть для этого доступ.
Если включен параметр "Запрос изменения количества при повторном выборе товара", то при повторном выборе товара будет задать вопрос об увеличении количества. Если параметр выключен, то без запросов выбранное количество увеличивается.
Если введен “Код доступа для отмены продажи”, то уменьшить количество или удалить товар из накладной можно только после ввода этого кода. Иногда бывает удобно распечатать этот код в виде штрих кода на карточку.
При нажатии на кнопку "Весовые товары", можно задать кодировку штрих кодов для весовых товаров. Для весовых товаров можно задать маску для весовых штрих кодов, а также коэффициент деления веса. На экране выводится подробная информация по этим параметрам.
В программе есть понятие "Завершение" документа. Если накладная (чек) завершены в них нельзя вносить изменения. При редактировании документа для завершения имеется кнопка "Завершение (F7)". Чтобы отменить завершение пользователь программы должен иметь соответствующий доступ. Продавцам можно поставить доступ к завершению документов, но не давать доступ к отмене завершения.
Чтобы продавцы не забывали завершать документы, можно запретить вводить новый документ и закрывать окно, если текущий документ не завершен.
При завершении документа программа может выполнять ряд действий, которые настраиваются во вкладке "Завершение".
- "Выбор типа оплаты". Для накладной можно задать тип оплаты. Тип оплаты фиксируется для накладной и может использоваться в отчетах. Кроме оплаты наличными можно использовать еще 3 типа оплат, например, платежной картой, тарой и др. Типы оплаты настраиваются во вкладке "Дополнительно".
- "Запрос суммы и расчет сдачи для накладной на продажу". Если параметр включен, то при завершении накладной на продажу на экран выводится форма для ввода суммы принятых денег и подсчета суммы сдачи. Следует отметить, что такой же запрос может производиться при формировании печатной формы, что может быть удобнее для вывода суммы сдачи в напечатанном чеке.
- "Выбор и печать документа". Появляется список печатных форм документов в котором можно выбрать и напечатать документ.
- "Обработка специальной формы". При завершении документа может выполняться специальная печатная форма. Файл с формой EVENT_RETAIL.BLK создается в папке с базой данных. В этой форме с помощью встроенного языка могут выполняться различные действия, например, вывод чека на фискальный регистратор и (или) экспорт данных в другую программу.
- "Присвоить номера ГТД для накладной на продажу". Для накладной на продажу могут быть рассчитаны и списаны номера ГТД.
- "Завести новую накладную". Бывает удобно зразу после завершения перейти к новому документу.
В вкладке "Оборудование" можно настроить работу с торговым оборудованием. Имеется возможность настройки сканера штрих кода, подключенному через COM порт (RS-232). Настраиваются также взаимодействие программы с дисплеем покупателя и терминалом сбора данных. Для работы с некоторым оборудованием, например, с кассовым аппаратом, фискальным регистратором или весами, могут использоваться специальные формы документов и внешние программы. В этом случае настройки производятся там.
Смотрите также: Главное меню программы и справочник товаров