| Программа для склада, для магазина, для производства |
Vvs "Офис-Склад-Магазин"Обмен данными с удаленными филиалами, складами и торговыми точками |
Если Ваши склады и торговые залы находятся в одном здании и объединены общей локальной сетью, то все они могут одновременно использовать единую базу данных. Но часто бывает, что наряду с центральным офисом имеются точки розничной торговли, филиалы или удаленные склады. В этом случае связать их в сеть в режиме on-line часто бывает невозможно. Кроме того, в точках розничной торговли может отсутствовать компьютерный учет продаж.
Обычно торговые точки или филиалы в программе могут рассматриваться как клиенты или как склады.
Если Вы ведете учет с торговой точкой как с клиентом, то для них Вы, как и для других клиентов, оформляете выдачу товаров, прием оплаты и возврат товаров. По балансу оплаты - выдачи клиента можно судить о его задолженности. В отчетах можно получить отчеты по операциям с этим клиентом. Основным недостатком этого способа учета является то, что сложно получить данные по остаткам товаров на таких розничных точках.
Если Вы рассматриваете в программе розничную точку или филиал как один из складов, то можете получить лучший контроль над работой этой точки. С помощью накладных на перевод товаров между складами фиксируется выдача товаров на эту точку. Вы можете видеть в программе остатки товаров на складе, проводить инвентаризации, получать отчеты по отпуску товаров и т.д. Но для этого необходимо, чтобы данные о продажах с этого склада были введены в программу. Возможны различные способы получения и ввода этих данных.
Возможны несколько подходов для обмена информацией с удаленными филиалами.
-
Работа из филиалов с центральной базой данных в терминальном режиме
-
Использование штрихового кодирования и терминалов сбора данных
Работа из филиалов с центральной базой данных в терминальном режиме
Если удаленные филиалы и центральный офис оснащены надежным интернет соединением, то можно наладить работу программы в терминальном режиме. В этом режиме все удаленные пользователи работают с одной и той же базой данных и никаких дополнительных усилий по синхронизации данных делать не нужно.
В этом режиме программа устанавливается и исполняется на терминальном сервере. По каналам связи конечным пользователям передается только информация с экрана, а обратно - нажатия клавиш и перемещение мыши. В этом режиме нагрузка на линию связи небольшая, возможно подключение по модему или через GPRS с мобильного телефона. Но для комфортной работы все-таки удобнее использовать более быстрые каналы связи.
На сервере должна быть установлена операционная система, поддерживающая терминальный режим, например, Windows Server 2000, 2003, 2008. У сервера должен быть внешний постоянный IP адрес, его должен предоставить Ваш интернет провайдер. Для работы программы на терминальном сервере необходимо приобрести ее терминальную лицензию и специальный электронный ключ ключ защиты. В этом случае для всех терминальных клиентов используется один ключ, установленный на сервере.
Получение отчета о продажах из торговых точек
Если на розничной точке или филиале ведется ручной учет продаж по каждому товару, и Вам присылают отчет о продажах за какой-либо период, то Ваша задача внести эти данные в новый заказ на продажу. Если Вы сначала распечатаете список имеющихся товаров на складе и, затем, в него будут вписаны данные о продажах, то это несколько облегчит задачу ввода данных, так как списки на бумаге и в компьютере будут в одном порядке.
Если на розничной точке, филиале или удаленном складе ведется компьютерный учет продаж, то можно использовать обмен данными с помощью сменных носителей или по электронной почте. Программа позволяет импортировать (т.е. добавлять) данные из текстового или XML файла определенного формата. Формат этих файлов и более подробную информацию об этом Вы найдете в главе "Импорт данных".
Обмен данными может существенно уменьшить количество ручных операций, так как решает самую трудоемкую часть работы - выбор товаров в списке, ввод отпускных цен и количества.
Если на удаленной точке используется наша программа, то в ней уже имеются отчеты для экспорта данных. Для других программ потребуется настройка для передачи данных через текстовый файл. При этом необходимо следить за соответствием кодов товаров в обеих программах.
Двухсторонний обмен данными.
Для полноценного взаимодействия с удаленными торговыми точками может потребоваться двухсторонний обмен данными. Из центральной базы в филиал может передаваться информация о названиях товаров и их отпускных ценах, накладные на приход товаров на эту точку, данные об оплатах заказов. Обратно в центральную базу передается отчет о продажах. Это может быть сводный отчет о продажах за определенный период или каждый документ на продажу может быть передан отдельно.
Для передачи данных из программы используются специальные формы отчетов и документов. Выбрав в списке такой отчет или документ и сформировав его, Вы получаете текстовый или XML файл , который можно передать.
Отчеты для передачи данных Вы можете найти также в следующих местах программы:
В отчетах по заказам находятся формы для передачи подробной информации о заказах, т.е. заказы копируются один к одному.
В отчетах по товарам находятся формы для передачи описаний товаров, а также для передачи данных об отпуске товаров через один сводный заказ.
В отчетах по накладным имеются формы для передачи подробных данных об отпуске товаров.
В печатных формах счета имеется вариант для экспорта одного заказа.
В отчетах по оплате находятся формы для передачи данных об оплате заказов.Обмен документами в формате XML можно использовать, если на стороне, принимающей данные установлена версия программы "Плюс" или "Базовая", так как при импорте документов создаются заказы в разделе, отключенном в версии "Розница". Импортировать описание товаров из XML можно в любой версии программы. Для обмена документами с версией программы "Розница" следует использовать текстовый формат для обмена.
Возможны различные варианты обмена информацией, может также потребоваться некотарая доработка и настройка форм для экспорта данных. В случае необходимости обратитесь за консультацией к нашему специалисту.
Для примера рассмотрим пошагово вариант обмена данными с розничной торговой точкой, на которой используется наша программа в версии "Розница". В основной базе данных торговая точка представлена как один из складов. На торговой точке в программе есть только один собственный склад, т.е. там учитывают только собственные операции.
1) Передача накладной, описаний и цен товаров в удаленную торговую точку.
- В основной базе данных создаем накладную на приход товаров на выбранный склад или накладную на перевод между складами.
- В окне оформления накладной нажимаем кнопку "Печать" и выбираем форму "Экспорт в текстовый файл". После этого формируется и выводится на экран текстовый файл определенного формата.
- Текстовый файл для экспорта автоматически открывается редактором VVS TextView, поставляемым с программой. Сохраняем текстовый файл на сменный носитель выбрав пункт меню "Файл" - "Сохранить как..." или отправляем по e-mail выбрав пункт меню "Файл" - "Отправить..." (на компьютере должна быть настроена электронная почта).
2) Прием накладной на удаленной торговой точке.
- Создаем новую накладную на приход товаров (кнопка "Новый приход товаров (F5)").
- Нажимаем правую клавишу мыши или F12 и выбираем в контекстном меню пункт "Импорт пунктов из текстового файла".
- В появившемся окне с помощью кнопки "Выбор" выбираем файл с импортируемыми данными . Идентификатор товаров стоит в положении "Код товара", параметр "Вводить новые товары" включен. Для начала загрузки нажмите кнопку "ОК". Приходная накладная заполняется, данные загружены.
3) Передача сводного отчета о продажах из розничной точки в центральную базу данных.
- В главном меню раздела "Розничная торговля" нажмите кнопку "Отчеты", далее кнопку "Отчеты по товарам". В условиях отчета поставьте нужный Вам отчетный период и нажмите кнопку "OK".
- В списке отчетов выберите "Экспорт сводной продажи в текст.файл".
- Текстовый файл для экспорта автоматически открывается редактором VVS TextView, поставляемым с программой. Сохраняем текстовый файл на сменный носитель выбрав пункт меню "Файл" - "Сохранить как..." или отправляем по e-mail выбрав пункт меню "Файл" - "Отправить..." (на компьютере должна быть настроена электронная почта).
4) Прием сводного отчета о продажах торговой точки в центральную базу данных.
- Если используем розничный раздел, то создаем новую накладную на продажу товаров (кнопка "Новая ПРОДАЖА товаров (F6)"). При этом должен выбираться номер склада, соответствующему торговой точке. Настроить выбор склада можно в разделе настроек розничной торговли (кнопка "Настройка").
- Если используем оптовый раздел с заказами, то создаем новый заказ на продажу товаров. В качестве клиента можно создать и в дальнейшим использовать клиента с наименование, например, "Продажи магазина № ..." .
- В новом документе нажимаем правую клавишу мыши или F12 и выбираем в контекстном меню пункт "Импорт пунктов из текстового файла".
- В появившемся окне с помощью кнопки "Выбор" выбираем файл с импортируемыми данными . Идентификатор товаров стоит в положении "Код товара", параметр "Вводить новые товары" включен. Для начала загрузки нажмите кнопку "ОК". Документ заполняется, данные загружены.
- Если оформляете продажу через заказ, то для заказа создаете накладную со склада, соответствующему торговой точке.
5) Передача названий товаров и отпускных цен в удаленную торговую точку.
- В основной базе данных выбираем пункт главного меню "Отчеты" - "Общие" - "По товарам и приему/выдаче со склада". В условиях отчета можно ничего не устанавливать - нажимаем OK. Появляется список отчетов.
- Находим в списке отчет "Экспорт описания товаров (2 способ)", нажимаем "Выбор".
- При формировании отчета программа задает некоторые уточняющие вопросы, внимательно их читайте и осмысленно отвечайте.
- Текстовый файл для экспорта автоматически открывается редактором VVS TextView, поставляемым с программой. Сохраняем текстовый файл на сменный носитель выбрав пункт меню "Файл" - "Сохранить как..." или отправляем по e-mail выбрав пункт меню "Файл" - "Отправить..." (на компьютере должна быть настроена электронная почта).
6) Прием названий товаров и цен на торговой точке.
- Выбираем пункт главного меню программы "Сервис" - "Импорт описаний товаров (2 способ)".
- В появившемся окне с помощью кнопки "Выбор" выбираем файл с импортируемыми данными . Идентификатор товаров стоит в положении "Код товара", параметр "Вводить новые товары" включен. Для начала загрузки нажмите кнопку "ОК".
- Данные о товарах загружаются в программу. Если были изменены отпускные цены, то на экран выводится отчет о переоценке.
Учет продаж торговой точки с помощью инвентаризаций
Если торговая точка не оснащена компьютерным учетом и данные о продажах не вводятся в программу на основе отчетов продавца, то списать проданные товары можно с помощью инвентаризации. В этом случае учет товаров на розничной точке проводится путем периодической инвентаризации, когда по остаткам товаров определяется объем продаж. Недостатком данного метода является необходимость закрывать торговую точку для проведения инвентаризации. Кроме этого, на период между инвентаризациями нежелательно менять отпускные цены товаров, иначе будет нельзя точно сравнить фактическую выручку торговой точки с расчетной.
В программе имеется размел "Инвентаризации", который позволяет зафиксировать расчетные остатки товаров на складе на момент инвентаризации и ввести фактическое количество на складе. Выявленная разница может быть списана документом на продажу.
Если для проведения инвентаризации в торговой точке нельзя использовать компьютер, то удобно распечатать отчет с остатками товаров с названием «Листок инвентаризации». В нем выводится список товаров с количеством на складе и имеются две пустые колонки: «Количество фактически» и «Разница», которые заполняются вручную при проведении инвентаризации. Затем по этому отчету заполняется инвентаризация в компьютере и формируется документ на продажу в розничных ценах. Сумма выручки торговой точки должна соответствовать сумме этого документа.
Использование штрихового кодирования и терминалов сбора данных
Использование штрих кодов для идентификации товаров упрощает работу продавца и снижает вероятность ошибок при вводе информации в программу. Штриховое кодирование может быть также полезно при обмене данными с удаленными торговыми точками. Но для успешного использования штрихового кодирования надо выполнить подготовительные действия: ввести значения заводских штрих кодов или распечатать свои этикетки со штрих кодами.
Штрих коды могут быть нанесены на товар их производителем. В виде штрих кода обычно кодируется 13-тизначный цифровой код. Заводской штрих код вводится при редактировании описания товаров нажатием кнопки "Штрих коды" (в правом верхнем углу экрана). Штрих коды можно вводить вручную с клавиатуры, но удобнее это делать сканером штрих кодов.
Если на товарах нет заводских штрих кодов, то можно распечатать этикетки со своими штрих кодами. С программой поставляются такие формы, в качестве штрих кода на них выводится код товара.
Одним из способов получения данных о продажах с торговой точки, не оснащенной компьютером, является снятие при продаже с товара этикетки со штрих кодом. В конце дня продавец передает этикетки проданных товаров в центральный офис. Там с помощью сканера штрих кодов в программу вводят продажи.
Еще одним вариантом автоматизации торговой точки без компьютера может быть оснащение ее терминалом сбора данных, в котором накапливаются штрих коды проданных товаров. Упрощенно можно сказать, что терминал сбора данных - это сканер штрих кодов с памятью. При продаже товаров продавец считывает штрих коды терминалом сбора данных. Затем данные из терминала загружаются в программу.
Использование штрих кодов может быть также полезно при проведении инвентаризации торговой точки. Остатки товаров в инвентаризацию могут быть введены с помощью сканера штрих кодов или терминала сбора данных.
Смотрите также: